クロスフィールドには社内委員会の仕組みがあり、情報セキュリティなど会社の制度運用を担うものからビジネストピックの研究会的な色合いのものまで、複数ある委員会(※１)のいずれかに社員全員が所属して活動しています。
今回は前回の「研修委員会」に引き続き「業務改善委員会」を取り上げます。委員長の臼杵さんに話をききました。
はじめに、業務改善委員会の活動目的と、取り組み事項の紹介をお願いします。
業務改善委員会は2018年度から活動しており、5年後・10年後のクロスフィールド（以下、CF）を見据えた、組織的なワークスタイルへの転換や、各コンサルタントがより付加価値の高いサービスをお客様へ提供できるような環境の構築を目指しています。
コンサルティング部門・バックオフィス部門（経理や人事等の会社の管理部門)双方の様々な業務の効率化・省力化・高品質化を目指したデジタル活用に注力しており、最近では自社の基幹システム導入も行ないました。
委員会の規模とメンバー構成を教えてください。
担当役員として弊社代表の磯貝さん、委員長として臼杵、総務経理部２名、シニアコンサルタント１名の計5名で活動しています。
業務改善委員会の今年度の目標は「“テレワーク時代における新しい業務のあり方”を構築する」と掲げていますが、その具体的な施策や活動内容について教えてください。
昨今のコロナ禍を契機に、CFでもテレワークの機会が著しく増加しました。
しかしながら、バックオフィスにおいては出社を前提とした業務が存在し、テレワーク対応が難しい状況にあったことから、今年度は阻害要因の一つである契約関連業務の見直しと、電子契約サービスの導入に取り組んでいます（電子契約サービスは2021年4月より利用開始）。
昨年度の取り組みとしては、WEB会議サービスの導入がありました。コロナ禍対応として迅速な導入が求められる中、環境構築だけでなく、利用ルールを策定して早期展開したことで、4月の新人研修や歓迎会なども無事オンラインで実施することができました。
また、以前からお客様へ送付する請求書の電子化を進めていたことも、バックオフィスを含めたCF全体でのテレワーク推進に貢献できたと思います。
今後は、これまで以上にコンサルタント同士のプロジェクト内外でのコミュニケーションの充実や、快適なネットワーク環境の提供を目指し、まずは、Microsoft365（※２）の有効活用に向けた社員へのTipsの展開や、社用モバイルルータの選択肢の拡充などに取り組む予定です。
さらに、テレワークの浸透により、従来はオフィス内での利用に限定されていた重要な情報もテレワークで扱うことが想定されるため、重要情報を取り扱うための仕組みの見直しにも着手しなければならないと考えています。
テレワーク推進以外に業務改善委員会で行った活動実績について教えてください。
委員会設立のきっかけとなった自社の基幹システムの導入です。
委員会のミッションでもある組織的なワークスタイルを確立するために、それまで手作業で集計していたプロジェクトのコストや、スタッフのタイムレポート、各種申請情報などを管理するツールの標準化・定型化を進めることが必須でした。
当時は４名で活動していましたが、導入するシステムの要求機能の整理、RFP（システムの発注先業者に対して具体的な提案を依頼する文書）作成、パッケージ選定からパラメータ設定、データ整備、テスト、教育に至るまで、通常のプロジェクトワークをこなしながら、もう一つプロジェクトを推進している様な状況だったので、相当なハードワークでした。
システム導入後は、バックオフィス業務の迅速化、効率化だけでなく、プロジェクト案件や業務運営上の必要な情報が一元化されたことにより、管理者の負担を大幅に減らすことができました。
社内の委員会全般にいえることですが、メンバーはそれぞれのプロジェクトワークをこなしながら委員会活動を並行していることと思います。そのことが施策検討の内容や、活動のあり方に影響するケースはありますか。
時間的な制約がある中での活動ではありますが、各メンバーが自ら希望した施策に、熱意を持って取り組んでくれており、着実に成果を生み出せているので委員長としては非常に助かっています。
本委員会でテーマとする内容は、我々のお客様にとっても共通の悩みとなっていることが多く、ご相談を受けた際に弊社での取り組みを紹介させて頂くことで、話のネタとしてだけでなく、解決策を検討するきっかけになることも少なくありません。
最後に、委員会活動を続けていく上での今後の意気込みを教えてください。
CFの社員一人ひとりが、自身のワークに集中し、お客様に貢献できる様、より効率的・効果的な改善に努めていきたいと思います。
(※１)2021年3月現在、「研修委員会」「HP改訂委員会」「メルマガ委員会」「デジ活委員会」「業務改善委員会」「CF通信委員会」「RPA研究会」「情報セキュリティ管理室」が活動しています
(※２) Microsoft365とは、WordやExcelなどのMicrosoft社のOffice製品に加えて、OneDriveやTeamsなど多様なサービスも含む、総合的サービスのブランド名称